Каждый активно работающий офис в рекордно короткий срок обрастает огромным количеством бумаг. Причем возрастает оно в геометрической прогрессии, и, если в самом начале не организовать этот поток, вскоре в документах наступит хаос. Алгоритм хранения бумажной документации продуман давно, и все, что нужно от вас, – это купить папки, различные боксы и короба, а также не лениться сразу отправлять любую бумажку в отведенное ей место. Тогда требование быстро предоставить какой-нибудь договор за давно прошедший год не застанет вас врасплох. К тому же аккуратный ряд подписанных папок с разноцветными корешками выглядит намного солиднее вороха бумаг на полках и столах. Что же вам понадобится для разумной организации хранения документов?
Папка на кольцах – королева офиса
Предназначена не только для удобного хранения, но и для быстрого и безболезненного извлечения любого документа. В них можно хранить и перфорированные с помощью дырокола листы, и бумаги в файлах. Для стандартной документации предназначены папки А4, для банковских платежек А5, для чертежей А3 и другие нестандартные форматы. Ориентация их может быть горизонтальной или вертикальной, а вместимость зависит от ширины корешка. Количество колец тоже существует различное:
- два — для хранения бумаг обычной плотности;
- четыре — для брошюр и каталогов.
Обложка может быть выполнена из картона, оклеенного цветной бумагой, или с покрытием из полипропилена или поливиниловой пленки. Более дорогие варианты – из пластика или кожзаменителя. Сменный индекс на торце позволит сразу найти нужную папку, а цветные, числовые или алфавитные разделители облегчат поиск необходимого документа.
Папки для документов, находящихся в работе
Естественно, по нескольку раз в день отправлять их в регистраторы вы не станете. Чаще всего они остаются лежать на столе, но даже в этом случае бумаги должны быть упорядочены. Для этого вам могут понадобиться различные папки для временного хранения:
- с прижимом или планкой – вмещают достаточно объемные документы без пробивания их дыроколом;
- папки-уголки – в них удобно держать бумаги на подпись;
- папки на молнии, кнопках, липучках, резинках – сюда удобно складывать документы, предназначенные для выноса за пределы офиса.
Изготавливается все это разнообразие в широкой цветовой палитре, поэтому, классифицировав документы по виду и назначению, вы будете находить их в считанные секунды.
Если вы вовремя не позаботитесь об организации архива, полки с папками достаточно скоро займут все стены. Причем ко многим из них вы не будете прикасаться годами, а может быть, и никогда. Зато пыль копить они будут исправно. Рациональный выход – приобретение специальных архивных коробов. Подписанные и аккуратно сложенные в шкаф, они не будут загромождать офис, но при нужде вы быстро отыщете все необходимое.